زیپی چیست؟ راهنمای فاکتور آنلاین از صدور تا پیگیری پرداخت
وقتی سفارش، مبلغ و نتیجهٔ پرداخت در یک مسیر مشخص باشند، پیگیری برای شما و مشتری سادهتر میشود. از یک مثال خدماتی شروع کنیم.
از یک سفارش ساده شروع کنیم
فرض کنید برای مشتری یک خدمت طراحی انجام میدهید. شرح کار و مبلغ مشخص شده و حالا باید درخواست پرداخت بفرستید. اگر فقط یک عدد و پیام «لطفاً واریز کنید» ارسال کنید، بعداً پیدا کردن اینکه این پرداخت برای کدام کار بوده سخت میشود.
فاکتور آنلاین، یک صفحهٔ مشخص برای همان درخواست میسازد: چه چیزی فروخته شده، مبلغ چقدر است و وضعیت پرداخت چیست. زیپی برای صدور فاکتور و اتصال پرداخت به جریان کار کسبوکار معرفی شده است. مثال این مطلب فرضی است و اطلاعات یا پرداخت مشتری واقعی در آن استفاده نشده است.
پیش از صدور، این اطلاعات را آماده کنید
شرح هر قلم را طوری بنویسید که مشتری هم آن را بفهمد. «خدمات» مبهم است؛ «طراحی صفحهٔ معرفی محصول طبق توافق» روشنتر است. تعداد، مبلغ هر قلم، تخفیف توافقشده و مبلغ نهایی را پیش از ارسال تطبیق دهید. واحد مبلغ را هم واضح نگه دارید تا تومان و ریال اشتباه نشوند.
برای مثال، اگر دو قلم خدمت دارید، هرکدام را جدا مشخص کنید. عددی که مشتری باید پرداخت کند باید با توافق شما و جزئیات فاکتور سازگار باشد. اطلاعات خریدار را فقط در حد نیاز فرایند دریافت کنید و تصویر فاکتور واقعی را برای آموزش عمومی منتشر نکنید.
برای تیم خود یک مرجع سفارش نگه دارید تا بعداً فاکتور را به همان کار وصل کنید. این مرجع میتواند شمارهٔ سفارش سیستم شما باشد؛ لازم نیست نام مشتری را در آدرس عمومی قرار دهید.
مشتری فاکتور را از کجا میبیند؟
در صفحهٔ زیپی بخشی با عنوان «برای پرداخت فاکتور آمدهاید؟» وجود دارد. مشتری شناسهٔ فاکتوری را که دریافت کرده وارد میکند و با دکمهٔ «مشاهده و پرداخت» به جزئیات آن میرسد. اگر لینک مستقیم فاکتور را برایش میفرستید، همراه لینک بنویسید مربوط به کدام سفارش است.
یک متن نمونه: «فاکتور خدمت طراحی صفحهٔ محصول آماده است. لطفاً شرح و مبلغ را بررسی کنید؛ اگر درست بود، پرداخت را از لینک فاکتور ادامه دهید.» در متن پیام، نیازی به درج اطلاعات خصوصی خریدار نیست.
شناسهٔ ناموجود را نباید با حدسزدن شناسههای دیگر جایگزین کرد. اگر مشتری فاکتور را پیدا نمیکند، شناسهٔ همان سفارش را از مسیر پشتیبانی بررسی کنید.
ساخت دستی، ووکامرس یا API؟
اگر تعداد فاکتورها کم است، ساخت از پنل میتواند شروع سادهای باشد. برای فروشگاه وردپرسی، افزونهٔ ووکامرس در امکانات زیپی معرفی شده است. اگر نرمافزار اختصاصی دارید، API راه ارتباط نرمافزار شما با سرویس است تا صدور فاکتور و دریافت وضعیت به فرایند سفارش وصل شود.
برای انتخاب، اول ببینید سفارش کجا ثبت میشود. بهتر است مبلغ و شرح در چند جای جدا دوباره تایپ نشوند. البته وجود API به معنی اتصال آماده به هر نرمافزار نیست؛ مستندات، نسخهٔ افزونه و رفتار موردنیاز باید با تیم فنی بررسی شوند.
درگاه روی زیردامنهٔ برند، مانند pay.example.com، نیز در صفحهٔ سرویس معرفی شده است. این آدرس فقط مثال است؛ شرایط راهاندازی روی دامنهٔ خودتان را پیش از استفاده مشخص کنید.
موفقیت را از وضعیت سفارش پیگیری کنید
فرستادن لینک فاکتور پایان کار نیست. مشخص کنید چه کسی فاکتورهای پرداختنشده را پیگیری میکند و چه زمانی سفارش آمادهٔ انجام میشود. اگر مشتری میگوید پرداخت کرده ولی وضعیت هنوز روشن نیست، ابتدا همان شناسه و نتیجهٔ ثبتشده را بررسی کنید؛ صرف دیدن یک تصویر یا بازشدن صفحهٔ بازگشت برای فعالکردن خدمت کافی نیست.
در اتصال نرمافزاری، از توسعهدهنده بخواهید حالت بازگشت ناقص مشتری، دریافت تکراری نتیجه و قطع موقت اتصال را بررسی کند. سفارش نباید بهخاطر رسیدن دوبارهٔ یک پیام، دوبار انجام شود. اینها مواردی برای آزمون اتصال شما هستند، نه ادعای نتیجهٔ آزمون فنی این مقاله.
قبل از استفادهٔ روزمره، یک دور کامل را مرور کنید
با تیم پشتیبانی دربارهٔ مسیر آزمایشی مجاز هماهنگ کنید: صدور، مشاهدهٔ جزئیات، دریافت نتیجه و پیگیری در سفارش. در این مقاله تراکنش واقعی انجام نشده است.
زیپی در صفحهٔ معرفی خود ثبت فاکتور رسمی را هم ذکر میکند؛ دربارهٔ پوشش نیازهای حسابداری یا اتصال به سامانههای بیرونی، جداگانه سؤال کنید. نام «فاکتور رسمی» بهتنهایی جزئیات آن اتصالها را مشخص نمیکند.
برای بررسی راهاندازی زیپی، بگویید سفارشها در چه سیستمی ثبت میشوند، ماهانه تقریباً چند فاکتور دارید و بعد از پرداخت چه اتفاقی باید در کسبوکارتان بیفتد. با همین سه پاسخ، گفتگو دربارهٔ اتصال خیلی دقیقتر میشود.
گفتوگو را ادامه دهیم
تجربه و پرسش شما میتواند برای خوانندهٔ بعدی راهگشا باشد.